Co to jest facylitacja i jakie korzyści przynosi?

Jak usprawnić działanie firmy? W jaki sposób wpłynąć na poprawę efektywności pracowników? To pytania, na które szukają odpowiedzi właściciele zarówno małych, jak i dużych przedsiębiorstw niezależnie od branży. Złe decyzje mogą wpłynąć na wyniki finansowe całej organizacji. A stres i presja na osiągnięcia nie zawsze są dobrymi doradcami. Dlatego, coraz większą popularnością, w polskich firmach, cieszą się rozwiązania od wielu lat z powodzeniem stosowane w zagranicznych korporacjach pozwalające uczynić proces podejmowania decyzji bardziej efektywnym. Jednym z nich jest facylitacja. Na czym polega? Czy to dobre rozwiązanie dla Twojego biznesu? Podpowiadamy!

Rola facylitatora

Burza mózgów (ang. „brainstorm”) to jedna z najpopularniejszych metod wspólnego rozwiązywania problemów. Nie zawsze jednak przynosi spodziewane rezultaty. Dlaczego? Każda osoba biorąca udział w dyskusji ma inny temperament, inne doświadczenie, pełni inną rolę w organizacji i dąży do osiągnięcia innych celów. Oczywiście, różnorodność opinii, poglądów i stanowisk może prowadzić do wypracowania ciekawych koncepcji. Gdy jednak brakuje osoby, która poprowadziłaby dyskusję w odpowiednim kierunku, proces łatwo może wymknąć się spod kontroli. Zamiast efektywnych rozwiązań, pojawiają się nowe problemy.

„Facile” to przymiotnik pochodzący z języka łacińskiego, który można przetłumaczyć jako „łatwy”. Facylitacja to proces, którego celem jest ułatwienie komunikacji w zespole. Facylitator nie jest jednak ani trenerem, ani moderatorem dyskusji. To osoba, która jest obecna na wszystkich etapach pracy zespołu odpowiedzialnego za opracowywanie nowych koncepcji lub udoskonalanie obecnie stosowanych rozwiązań. Choć nie może go zabraknąć w trakcie spotkania biznesowego, to nie jest jego aktywnym uczestnikiem. Czego nie robi facylitator? Nie wypowiada się na tematy bezpośrednio związane z omawianym zagadnieniem. Nie staje na konkretnym stanowisku i nie przedstawia swoich propozycji ani argumentów. Nie ponosi także odpowiedzialności za wypracowane w trakcie procesu rozwiązania. Rola facylitatora, zwłaszcza w dużej firmie, jest jednak nie do przecenienia. Co więc należy do jego obowiązków?

Facylitator kieruje pracą zespołu, który zajmuje się konkretnym zagadnieniem. To osoba, która nie daje gotowych rozwiązań, ale prowadzi całą grupę ku wypracowaniu najlepszych rezultatów. Dba o to, aby komunikacja między stronami była jak najbardziej efektywna. Dzięki stosowaniu odpowiednich technik wyzwala kreatywność wśród członków zespołu. Pomaga tworzyć nowe rozwiązania i usprawniać obecne. Reaguje, gdy dyskusja zaczyna zbyt mocno odbiegać od tematu i ułatwia powrót do porzuconych wątków.

Czy facylitator musi być z tej samej branży, co uczestnicy?

Niekoniecznie! Facylitator nie jest bowiem aktywnym uczestnikiem procesu, ale jego obserwatorem. Dlatego, w odróżnieniu np. od trenera, nie musi posiadać specjalistycznej wiedzy branżowej. Musi za to wykazać się zupełnie innymi umiejętnościami. Jakimi? Cierpliwością, zaangażowaniem, elastycznością i odpornością psychiczną. Idealny kandydat powinien budzić zaufanie wśród uczestników procesu. Musi potrafić słuchać innych i starać się zrozumieć argumenty każdej ze stron.

Dlatego wiele osób pracujących w tej branży to psychologowie oraz osoby posiadające wykształcenie w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi.

Facylitatorzy to osoby, które muszą być odporne na stres. Dlaczego? Gdy przedmiotem dyskusji są zmiany bezpośrednio dotyczące osób biorących udział w dyskusji, mogą pojawić się różne emocje (zwłaszcza na linii przełożony – podwładny). Facylitator musi potrafić zapanować nad emocjami uczestników procesu (a także swoimi), szybko reagować i poprowadzić rozmowę w takim kierunku, aby była jak najbardziej merytoryczna. To osoba, która pokazuje, gdzie szukać sposobów rozwiązania danego problemu. W przeciwieństwie do mediatora nie dąży do tego, żeby znaleźć rozwiązanie, które zadowoli wszystkich. Zadaniem facylitatora jest takie poprowadzenie procesu, aby jego uczestnicy sami znaleźli najlepsze rozwiązanie.

Jak zacząć?

Czy każdy może być facylitatorem? A może, żeby podjąć pracę na tym stanowisku, należy posiadać odpowiednie wykształcenie? Wiele osób pracuje w zawodzie facylitatora, nie posiadając wykształcenia w tym kierunku, ale bazując na doświadczeniu z innych branż. Coraz więcej osób decyduje się jednak na studia podyplomowe i kursy przygotowujące do pracy w tym konkretnym zawodzie. Facylitatorami często zostają pracownicy działów HR, a także Scrum Masterzy i specjaliści ds. marketingu.

Przygotowanie do procesu facylitacji wymaga czasu. Im więcej uwagi poświęci się na dopracowanie szczegółów przed spotkaniem, tym większa szansa, że proces zakończy się sukcesem. Facylitatorzy muszą dokładnie poznać potrzeby firmy. Dopiero wtedy mogą dobrać odpowiednią formę spotkania, narzędzia oraz metody warsztatowe, a także zaprojektować scenariusz przebiegu dyskusji. Podczas spotkania może być obecny więcej niż jeden facylitator. Choć facylitator nie bierze aktywnego udziału w dyskusji, to jego praca wymaga ciągłego skupienia. Musi analizować wypowiedzi osób obecnych na spotkaniu i reagować w sytuacjach kryzysowych. Do jego głównych zadań należy także monitorowanie postępu prac oraz udzielanie informacji zwrotnych uczestnikom. To naturalne, że poziom motywacji i energii nigdy nie będzie na tym samym poziomie przez cały czas trwania dyskusji. Rolą facylitatora jest dbanie o to, aby w newralgicznych momentach pobudzić zespół do działania.

Efekty facylitacji

Nierzadko osoby zarządzające przedsiębiorstwem nie wiedzą, w jaki sposób wpłynąć na poprawę wydajności pracowników. To problem wielu firm niezależnie od branży, wielkości czy struktury. Facylitatorzy coraz częściej pojawiają się w przedsiębiorstwach o zasięgu ogólnopolskim lub międzynarodowym. Ale nie tylko! Są obecni także w firmach z sektora MŚP. Facylitator może wpłynąć na poprawę efektywności w zespole, a w efekcie na poprawę wyników finansowych całej organizacji.