Jednym z najważniejszych problemów, przed jakim stanęły firmy w marcu br., gdy rozpoczynało się zamrażanie gospodarki, było przejście na system pracy zdalnej. Organizacjom, w których funkcjonował on wcześniej, było łatwiej. Z badań HRK wynika jednak, że nawet tam, gdzie do tej pory home office nie był powszechny, szybko i sprawnie udało się wprowadzić tę formę pracy.
Pracodawcy i managerowie, którzy byli sceptyczni wobec tego modelu pracy, coraz częściej zaczynają zauważać jego zalety. Nawet najwięksi sceptycy przyznają, że jeden lub dwa dni pracy w domu – bez dojazdów, rygoru czasowego i ścisłego harmonogramu pracowniczego oraz nadrabiania relacji towarzyskich – może ułatwić efektywne planowanie zadań zawodowych i pozwolić efektywnie wykorzystać ten czas na przygotowanie zadań wymagających skupienia czy przemyśleń.
Szansa dla rekrutacji
Wygląda na to, że praca zdalna nawet po wygaśnięciu (oby jak najszybszym) pandemii pozostanie elementem naszej pracy, który wpisze się już na stałe w życie zawodowe. Home office, który wcześniej był benefitem, w czasach pandemii stał się koniecznością, a docelowo może stać się dużym ułatwieniem zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Być może będzie wręcz wybawieniem w przypadku rekrutacji na stanowiska, na które bardzo trudno znaleźć właściwe osoby o odpowiednich kwalifikacjach (głównie w obszarze IT, Data Science czy innych technicznych). Dzięki możliwości pracy z domu, przy rekrutacji nowych pracowników, będzie można rozszerzyć poszukiwania o dużo większy obszar geograficzny bez konieczności oferowania pakietów relokacyjnych.
Pojawiają się doniesienia o pierwszych firmach, w których podjęto decyzje, że nawet po pandemii ich pracownicy nie będą musieli wracać do biur. W zdecydowanej większości firm pozostanie model hybrydowy, czyli łączenie pracy w biurze z pracą w domu przez określone dni miesiąca i tygodnia. Oczywiście wprowadzenie home office daje duże możliwości, ale wiąże się też z wieloma wyzwaniami, przed którymi staną firmy.
Praca zdalna vs. przepisy prawne
Pierwszym wyzwaniem, z którym muszą się zmierzyć to odpowiednie regulacje prawne. Przechodząc na home office w trakcie lock downu, firmy działały w sytuacji kryzysowej i nie mającej wcześniej precedensu. Dotychczas w kodeksie pracy znajdowały się zapisy mówiące jedynie o tzw. telepracy, które nie są wystarczające. Przepisy prawne dotyczące pracy zdalnej zostały wprowadzona już na początku pandemii, tj. 8 marca 2020 w tzw. Tarczy Antykryzysowej. Doprecyzowanie sposobu i zasad wykonywania pracy zdalnej nastąpiło w Tarczy 4.0, która weszła w życie 24 czerwca 2020 roku. Następnie zasady te zostały przedłużone poprzez nowelizację ustawy o delegowaniu pracowników, która weszła w życie 5 września, czyli w momencie, w którym zapisy Tarczy wygasły. Oczywiście przepisy te mają charakter tymczasowy i zgodnie z treścią ustawy mają zastosowanie wyłącznie w okresie stanu epidemii i zagrożenia epidemicznego, a także 3 miesiące po jego zakończeniu. Zgodnie z nowelizacją w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania.
Obecnie Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej razem z Radą Dialogu Społecznego pracuje nad nowelizacją kodeksu pracy, która może na stałe regulować kwestie pracy zdalnej. Prawdopodobnie przepisy te zastąpią regulacje dotyczące telepracy. Nie jest pewne natomiast, czy nowe zapisy będą dotyczyć jedynie specjalnych okoliczności, takich jak epidemia, czy też będą regulować pracę zdalną, jako stały element pracy, co wiązałoby się pewnie z dużo większą rewolucją w przepisach. Oczywiście na pracodawcy spocznie wiele istotnych obowiązków, związanych z wdrożeniem nowych przepisów. Firmy, które nie chcą czekać wiele miesięcy na uregulowanie tego stanu rzeczy mogą wprowadzić odpowiednie zapisy w regulaminie pracy czy w układzie zbiorowym. Oprócz tego niezbędne jest przygotowanie regulaminu pracy zdalnej, określającego zasady i uwarunkowania home office.
Bezpieczeństwo pracy w domu
Nie mniej istotne jest przygotowanie zapisów dotyczących sposobu monitorowania czasu pracy, czy też kwestii powierzonych narzędzi. Bardzo kontrowersyjnym tematem są kwestie związane z BHP czy te związane ze sprzętem. W Tarczy 4.0 Ustawodawca wskazał m.in. że pracę zdalną mogą wykonywać osoby posiadające umiejętności, możliwości techniczne i lokalowe do wykonywania takiej pracy. Na pracodawcę nałożono natomiast obowiązek zapewnienia narzędzi i materiałów niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz jej obsługę logistyczną.
W ostatnim czasie w mediach pojawiły się informacje o sytuacjach, w których Państwowa Inspekcja Pracy przeprowadza w domach pracowników kontrole, mające na celu sprawdzenie, czy pracownik ma zapewnione odpowiednie warunki, spełniające standardy BHP. W związku z tym pojawia się pytanie, czy pracodawca powinien weryfikować te warunki, a jeśli nie są spełnione – czy powinien zapewniać sprzęt taki jak biurko i krzesło? Kolejną kwestią jest bezpieczeństwo informacji, które jest bardzo ważną sprawą w instytucjach finansowych. W tym zakresie możliwe są do wypracowania narzędzia i procedury, które ograniczą ryzyko z tym związane.
